Déménager son entreprise est une activité réglementée qui génère un immense stress lorsque l’on ne s’y prend pas suffisamment à l’avance. Afin de réaliser de considérables économies, mieux vaut attendre la fin d’année fiscale, les vacances scolaires ou la rentrée en septembre pour déménager. Malgré ces précautions, vu les coûts occasionnés par un déménagement, mieux vaut opter pour une bonne planification afin de ne rien laisser au hasard. Annoncez le projet à vos salariés quelques mois à l’avance, car les travaux et autres dérangements pourraient bouleverser leurs habitudes de travail et être une source de stress.
Tous les aspects pratiques
6 mois avant le déménagement, c’est le moment de voir tous les aspects pratiques : le nombre d’employés à transférer et leur sécurité. La problématique de l’achat ou non de mobilier neuf est toujours d’actualité. La réponse variera en fonction du poids des anciens meubles, de la surface en m² du nouveau local et de la distance à parcourir. Établissez un devis précis avec une petite marge afin de ne pas avoir de mauvaises surprises. Lisez attentivement votre contrat de bail actuel avant de déposer votre préavis et sachez-vous y prendre au bon moment. De même, soyez en règle avec toute la paperasse de l’entreprise.
Un audit du nouveau local et des devis établis
Faites faire un audit de votre nouveau local, surtout au niveau capacitaire, est important avant de signer un bail. Vérifiez l’état des faux plafonds, de l’informatique, de l’électricité et de la climatisation, car réparer ces derniers pourrait vous coûter cher. Malgré toutes ces vérifications, prévoyez tout de même un budget pour les travaux. Par la même occasion, il est conseillé de rencontrer la personne en charge de la gestion des lieux ainsi que le concierge afin de discuter des dispositifs de sécurité. Vous devrez ensuite prendre contact avec des déménageurs spécialisés en transfert d’entreprises. 3 mois avant de déménager, vous devrez obtenir le devis de ces derniers.