Face à la concurrence accrue et à la recherche constante d’efficacité, l’externalisation de secrétariat se présente comme une solution pratique et économique pour les entreprises. Mais comment choisir le bon niveau de service en fonction de votre budget ? Cet article vous propose un panorama des différentes offres disponibles sur le marché et des conseils pour faire le bon choix.
Comprendre les différents niveaux de service en matière d’externalisation de secrétariat
Avant de choisir un prestataire, il est essentiel de bien comprendre les différents niveaux de service en matière d’externalisation de secrétariat. On distingue généralement trois grandes catégories :
- Le secrétariat externalisé classique : il s’agit du niveau de base, qui englobe les tâches administratives courantes telles que la prise d’appels téléphoniques, la gestion d’agendas ou encore la rédaction et la mise en forme de documents. Ce type de prestation est idéal pour les entreprises ayant des besoins ponctuels ou limités en matière de secrétariat.
- Le secrétariat externalisé spécialisé : ce niveau correspond à des services plus spécifiques et adaptés à un secteur ou une activité particulière (médical, juridique, immobilier…). Il peut comprendre par exemple la saisie et le suivi des dossiers clients, la gestion des plannings spécifiques ou encore la rédaction de documents techniques. Ce type de prestation est recommandé pour les entreprises ayant des besoins plus complexes en matière de secrétariat.
- Le secrétariat externalisé sur mesure : ce niveau correspond à une offre totalement personnalisée, adaptée aux besoins et contraintes spécifiques de chaque entreprise. Il peut englober toutes les tâches liées au secrétariat, mais aussi inclure des services complémentaires tels que l’assistance à la gestion administrative, la gestion des ressources humaines ou encore la mise en place de processus internes. Ce type de prestation est particulièrement adapté aux entreprises ayant des besoins importants et variés en matière de secrétariat.
Définir vos besoins et vos objectifs
Pour choisir le bon niveau de service en fonction de votre budget, il est important de définir précisément vos besoins et vos objectifs. Posez-vous les questions suivantes :
- Quelles sont les tâches administratives que vous souhaitez externaliser ?
- Quel est le volume d’appels téléphoniques à gérer ?
- Quelle est la fréquence d’intervention nécessaire (ponctuelle, régulière, permanente) ?
- Quel est le niveau d’expertise requis pour les tâches à externaliser (généraliste ou spécialisé) ?
- Quels sont les délais à respecter pour la réalisation des missions ?
- Quel budget êtes-vous prêt à consacrer à l’externalisation de secrétariat ?
Ces éléments vous permettront de cibler plus facilement les offres disponibles sur le marché et d’évaluer leur adéquation avec vos besoins et contraintes.
Comparer les offres et les prestataires
Une fois vos besoins et objectifs définis, il est temps de comparer les offres et les prestataires pour trouver la solution la plus adaptée à votre budget. Prenez en compte les critères suivants :
- Le coût : comparez les tarifs proposés par différents prestataires en fonction du niveau de service choisi. N’hésitez pas à demander des devis personnalisés pour obtenir une estimation précise des coûts.
- La qualité : renseignez-vous sur la réputation des prestataires, consultez les avis de leurs clients et vérifiez leur niveau d’expertise dans le domaine du secrétariat externalisé. Privilégiez les entreprises ayant une solide expérience et des références sérieuses.
- La flexibilité : optez pour un prestataire capable de s’adapter à vos besoins et contraintes (horaires, volume d’appels, spécificités sectorielles…).
- Les services complémentaires : certains prestataires proposent des services additionnels tels que la gestion administrative ou la formation. Ces options peuvent représenter un atout supplémentaire pour votre entreprise.
Négocier un contrat adapté à vos besoins et contraintes
Dernière étape pour choisir le bon niveau de service en fonction de votre budget : négocier un contrat adapté avec le prestataire sélectionné. Voici quelques conseils pour bien négocier :
- Définissez clairement les missions à réaliser, les délais et les conditions de travail (horaires, lieu d’intervention…).
- N’hésitez pas à demander des ajustements ou des options supplémentaires si nécessaire.
- Privilégiez un contrat flexible, qui peut évoluer en fonction de vos besoins et contraintes (augmentation ou réduction du volume d’appels, ajout de nouvelles missions…).
- Négociez le prix en fonction du volume d’heures prévu et du niveau de service choisi. Certaines entreprises proposent des tarifs dégressifs en fonction du nombre d’heures souscrites.
En conclusion, choisir le bon niveau de service pour votre externalisation de secrétariat dépendra avant tout de vos besoins, vos objectifs et votre budget. En prenant le temps de comparer les offres et les prestataires, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour trouver la solution la plus adaptée à votre entreprise.