La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité obligatoire pour tout employeur souhaitant embaucher un salarié, et ce, quelle que soit la durée du contrat de travail. La DPAE en ligne facilite grandement cette démarche en permettant aux entreprises d’effectuer les démarches nécessaires rapidement et simplement. Cet article vous présente les étapes clés de la réalisation d’une DPAE en ligne, ainsi que ses avantages pour les employeurs et les salariés.
Pourquoi réaliser une DPAE en ligne ?
La DPAE permet à l’employeur de remplir plusieurs obligations légales liées à l’embauche d’un salarié. Elle doit être effectuée auprès de l’Urssaf (ou la MSA pour le secteur agricole) au plus tôt dans les 8 jours précédant la prise de fonction du salarié. Cette déclaration est indispensable pour immatriculer le salarié à la Sécurité sociale, ainsi que pour déclencher certaines prestations comme la visite médicale d’embauche ou l’inscription au Pôle emploi.
Réaliser une DPAE en ligne présente plusieurs avantages par rapport à la déclaration papier :
- Simplicité : le formulaire en ligne est généralement plus simple à remplir et comporte des aides pour éviter les erreurs de saisie.
- Rapidité : l’envoi électronique permet de gagner du temps par rapport à l’envoi postal et de s’assurer que la déclaration est bien prise en compte dans les délais impartis.
- Suivi : la DPAE en ligne offre un suivi en temps réel de l’état d’avancement de la déclaration et permet de recevoir un accusé de réception électronique.
Comment effectuer une DPAE en ligne ?
Pour réaliser une DPAE en ligne, il convient de suivre les étapes suivantes :
- Inscription : si vous n’êtes pas encore inscrit sur le site de l’Urssaf ou de la MSA, vous devrez d’abord créer un compte employeur. Cette étape nécessite de renseigner des informations sur votre entreprise (SIRET, adresse, etc.) et vos coordonnées personnelles (nom, prénom, email, etc.).
- Connexion : une fois inscrit, connectez-vous à votre espace employeur à l’aide de vos identifiants.
- Déclaration : accédez au formulaire de DPAE en ligne et renseignez les informations demandées concernant le salarié (nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale) et son contrat de travail (type, durée, horaires, etc.). Vous devrez également préciser si le salarié bénéficiera d’un dispositif particulier (aide à l’embauche, contrat aidé, etc.).
- Validation : vérifiez les informations saisies et validez la déclaration. Un accusé de réception vous sera envoyé par email, attestant de la prise en compte de votre DPAE.
Il est important de noter que la DPAE en ligne doit être effectuée pour chaque embauche, même en cas de renouvellement de contrat ou d’embauche successive au sein d’une même entreprise. Une déclaration unique suffit toutefois pour les contrats à durée indéterminée (CDI) à temps partiel conclus avec plusieurs employeurs.
Quels sont les avantages de la DPAE en ligne pour les salariés ?
La DPAE en ligne présente également des avantages pour les salariés :
- Rapidité : le traitement électronique permet d’accélérer l’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale et l’ouverture de ses droits aux prestations sociales (assurance maladie, retraite, etc.).
- Sécurité : la déclaration en ligne limite les risques d’erreur dans le traitement des informations et assure une meilleure traçabilité des démarches effectuées par l’employeur.
- Transparence : le salarié peut demander à consulter sa DPAE auprès de l’Urssaf ou de la MSA afin de vérifier que ses droits ont bien été pris en compte.
Faut-il conserver une copie de la DPAE en ligne ?
Il est recommandé à l’employeur de conserver une copie de l’accusé de réception de la DPAE en ligne. Cette preuve pourra lui être utile en cas de contrôle par les organismes compétents (Urssaf, MSA, Pôle emploi) ou pour justifier d’éventuelles erreurs dans le traitement des droits du salarié.
En outre, il est également conseillé au salarié de demander une copie de sa DPAE et de la conserver. Cela lui permettra de vérifier que ses droits ont bien été pris en compte et d’avoir un recours en cas d’anomalie.
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en ligne facilite grandement les démarches administratives liées à l’embauche d’un salarié et garantit une meilleure gestion des droits sociaux pour les employeurs et les salariés. Simple, rapide et sécurisée, la DPAE en ligne est un atout majeur pour optimiser la gestion des ressources humaines dans les entreprises.